گارتنر، یکی از شرکت‎های مشاوره‎ای پژوهشی معتبر جهانی، چهار سناریوی کاربرد BPMS را به شرح ذیل از هم تفکیک کرده است:

1. پیاده‎سازی نرم‎افزار

 به معنای توسعه یک نرم‎افزار برای پوشش یک فرآیند خاص.

 از آنجا که BPMS ها بر مدل مبتنی هستند، تغییر و اصلاح نرم‎افزار هم با دستکاری در مدل نرم‎افزاری میسر است.

معمولاً در این مورد سازمان‎ها ترجیح می‎دهند از سیستم‎های موجود در قالب یک مدل نرم‎افزار مرکب (کامپوزیت) استفاده کنند.

2. برنامه بهبود مستمر

هنگامی که «شفافیت و چابکی» در بهبود فرآیندهای اصلی سازمان مورد نظر باشد، از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان BPMS و آموزش BMS وهوشمند سازی ساختمان استفاده می‎شود.

3. پشتیبانی از معماری سرویس گرا (SOA)

واحدIT سازمان با به‎کارگیری BPMS می‎تواند همکاری بیشتری در اولویت‎بندی برنامه‎های SOA و مهندسی مجدد نرم‎افزارهای موجود را به دست آورد.

4. برنامه مهندسی مجدد

مدل‎سازی و پیاده‎سازی فرآیند توسط BPMS بسیار جذاب است.

این سناریو _که تصمیم‎گیری در مورد آن بر عهده مدیریت کلان سازمان است _ ممکن است با سناریوهای 2و 3 هم‎پوشانی پیدا کند.

در هر چهار سناریو نیازها و ظرفیت‎های مشترکی به چشم می‎خورد:

• استفاده از مدل‎های کسب و کار برای افزایش اشتراک نظرها

• مدیریت یکپارچه منابع مختلف شامل عوامل انسانی، سیستم‎ها و جریان داده‎ها

• ساده‎تر کردن مدیریت استثناها

• قرار دادن سیستم‎های موجود در قالب یک نرم‎افزار مرکب (کامپوزیت) مبتنی بر مدل پایش به موقع فرآیند

• مشارکت بهتر IT و کسب و کار در چرخه بهبود و توسعه ابزارهای جدید و  آموزش BMS وهوشمند سازی ساختمان

• توانایی مدیریت فرآیندهای بلندمدت

• مدیریت تعاملات با مشتریان